Czym się kierować, by odpowiednio wybrać salę konferencyjną?

sala konferencyjna

Jakie aspekty są ważne przy wyborze sali konferencyjnej?

Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej jest zależny od typu konferencji. Rozmiar sali dobieramy w zależności od ilości uczestników. Nie jest dobrze widziane wybranie zbyt wielkiej sali, gdyż uczestnicy nie będą mieć ze sobą kontaktu wzrokowego. Zbyt mała sala spowoduje, że będzie w niej zbyt tłoczno. Dlatego dobrze jest z wyprzedzeniem przewidzieć, ile osób będzie rzeczywiście uczestniczyło w konferencji. Istotnym aspektem jest też dogodny dojazd oraz kwestie noclegowe. Z pewnością na prestiż konferencji ma wpływ to, czy jest ona zorganizowana w centrum miasta, co ułatwi jej znalezienie oraz ułatwi dojazd do niej. Następnie należy brać pod uwagę, jakie narzędzia będą potrzebne, do jej przeprowadzenia. Jeśli ma to być konferencja multimedialna, to wynajmowana przez nas sala musi mieć odpowiednie zaplecze techniczne jak rzutnik czy komputery. Często nieodzowny jest też dostęp do bezprzewodowego internetu. Z pewnością na koszt konferencji będzie wpływać to, czy będzie my potrzebować dużej ilości sprzętu specjalistycznego. Jeśli tak, to upewnijmy się, że będzie on dostępny w wynajmowanej przez nas sali konferencyjnej. Dobrze, jeśli będą też dostępne osoby, które będą mogły udzielić fachowych porad, jeśli wystąpią jakieś problemy techniczne.

Wygoda uczestników i organizatora konferencji

Należy też zadbać o to, by sale konferencyjne były komfortowe dla uczestników — czyli zaopatrzone w wygodne miejsca siedzące, klimatyzację czy ogrzewanie. Zwróćmy uwagę na układ krzeseł i wybierzmy taki, który będzie odpowiedni dla danego typu konferencji. Jeśli konferencja ma być wielogodzinna, należy też brać pod uwagę, czy wybrane miejsce posiada odpowiednie zaplecze gastronomiczne. Jeśli jest wielodniowa, to czy będzie możliwość noclegu. Pamiętajmy, że dobrze zorganizowana konferencja pomaga w budowaniu  wizerunku firmy. Starajmy się więc przewidzieć ewentualne problemy i z wyprzedzeniem znaleźć na nie rozwiązanie.

Organizując konferencję, należy zwrócić uwagę na to, jakim budżetem dysponujemy. W zależności od tego zastanówmy się, czy chcemy wszystko organizować sami, czy też skorzystać z pakietów, w których skład wchodzi pomieszczenie, catering, obsługa czy nawet usługi translatorskie. Często zdarza się, że takie rozwiązanie jest tańsze i oszczędza czas osobie organizującej szkolenie.

Warszawa Praga-Północ

Formularz kontaktowy

Copyright © 2017 RATUSZOWA 11 – Wynajem powierzchni. Wszyskie prawa zastrzeżone.